Trong logistics, thời gian luôn là một nguồn lực quan trọng. Hàng hóa cần được luân chuyển liên tục. Phương tiện cũng cần được khai thác hiệu quả. Kho hàng phải duy trì dòng xử lý ổn định.
Tuy nhiên, thực tế vận hành thường xuất hiện nhiều khoảng thời gian chờ. Xe chờ lấy hàng. Hàng chờ xe. Nhân viên chờ chứng từ. Container chờ xử lý. Các khoảng chờ này tạo thành “thời gian chết”.
Thời gian chết không phải lúc nào cũng dễ nhận biết. Nó thường không xuất hiện thành một khoản chi phí riêng. Thế nhưng, tác động của nó lại rất rõ ràng.
Khi thời gian chết kéo dài, năng suất logistics sẽ giảm. Nguồn lực cũng bị sử dụng kém hiệu quả. Chuỗi cung ứng vì thế trở nên chậm hơn.
Thời gian chết trong logistics là gì?
Thời gian chết trong logistics là khoảng thời gian không tạo ra giá trị trực tiếp cho quá trình vận chuyển.
Trong khoảng thời gian đó, nguồn lực vẫn đang bị sử dụng. Xe vẫn nằm tại điểm giao nhận. Nhân viên vẫn phải chờ xử lý. Kho vẫn phải duy trì hoạt động.
Tuy nhiên, hàng hóa chưa thể di chuyển sang bước tiếp theo.
Một ví dụ đơn giản là xe tải đến kho. Hàng chưa được chuẩn bị. Tài xế phải chờ tại kho. Phương tiện không thể tiếp tục hành trình.
Một ví dụ khác xảy ra tại khu vực giao hàng. Xe đã đến nơi. Người nhận chưa sẵn sàng tiếp nhận hàng. Quá trình giao nhận bị gián đoạn.
Những khoảng chờ này có thể rất ngắn. Nhưng chúng thường lặp lại nhiều lần. Khi cộng dồn, tổng thời gian sẽ trở nên đáng kể.
Vì sao thời gian chết làm logistics tốn kém?
Chi phí logistics không chỉ đến từ nhiên liệu hoặc nhân công. Năng suất tài sản cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành.
Một phương tiện có thể thực hiện nhiều chuyến trong một chu kỳ khai thác. Tuy nhiên, thời gian chờ sẽ làm giảm số chuyến thực tế.
Ví dụ, một xe phải chờ tại kho. Khoảng thời gian đó không tạo thêm sản lượng vận chuyển. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải duy trì nguồn lực cho xe.
Tình trạng tương tự cũng xảy ra với nhân sự. Nhân viên phải chờ xử lý một công đoạn. Các công việc tiếp theo cũng có thể bị chậm lại.
Thời gian chết còn ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch. Doanh nghiệp khó xác định chính xác năng lực vận hành. Các kế hoạch điều phối cũng dễ phát sinh sai lệch.
Vì vậy, thời gian chết có thể tạo ra nhiều chi phí gián tiếp.
Những dạng thời gian chết phổ biến
Thời gian chờ xếp hàng
Xếp hàng là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất.
Phương tiện có thể đến kho trước khi hàng sẵn sàng. Tài xế phải chờ nhân viên chuẩn bị hàng. Quá trình nhận hàng vì thế bị kéo dài.
Tình trạng này thường xuất hiện khi kho và vận tải chưa đồng bộ.
Thời gian chờ dỡ hàng
Quá trình giao hàng cũng có thể phát sinh thời gian chết.
Xe đã đến điểm giao. Tuy nhiên, khu vực tiếp nhận chưa sẵn sàng. Hàng chưa thể được dỡ xuống.
Phương tiện tiếp tục bị giữ tại điểm giao. Năng lực khai thác vì thế giảm xuống.
Thời gian chờ chứng từ
Thông tin đóng vai trò rất lớn trong logistics.
Một lô hàng cần nhiều dữ liệu để tiếp tục vận hành. Chứng từ thiếu thông tin có thể làm quá trình xử lý bị dừng.
Phương tiện có thể đã sẵn sàng. Hàng cũng đã sẵn sàng. Nhưng dữ liệu chưa hoàn tất.
Khi đó, cả quá trình vẫn phải chờ.
Thời gian chờ điều phối
Điều phối kém cũng tạo ra nhiều khoảng trống.
Doanh nghiệp có thể có phương tiện. Nhưng phương tiện lại ở sai vị trí. Nhu cầu vận chuyển xuất hiện ở một khu vực khác.
Nếu thông tin không được cập nhật nhanh, việc điều phối sẽ mất thêm thời gian.
Thời gian chạy rỗng
Chạy rỗng là vấn đề phổ biến trong vận tải.
Xe hoàn thành một chuyến hàng. Sau đó, xe quay về mà không có hàng phù hợp.
Phương tiện vẫn di chuyển. Nhưng năng lực vận tải không được khai thác đầy đủ.
Nếu tình trạng này lặp lại, hiệu suất toàn bộ đội xe sẽ giảm.
Thời gian hàng hóa nằm chờ
Không chỉ phương tiện mới có thời gian chết.
Hàng hóa cũng có thể bị giữ tại kho hoặc điểm trung chuyển. Nguyên nhân có thể đến từ nhiều yếu tố.
Hàng có thể chờ phương tiện. Hàng cũng có thể chờ chứng từ. Một số trường hợp còn phải chờ xử lý tại kho.
Khi hàng nằm chờ quá lâu, tốc độ lưu chuyển sẽ giảm.
Thời gian chết tạo ra hiệu ứng dây chuyền
Logistics là một hệ thống có tính liên kết cao.
Một công đoạn chậm có thể ảnh hưởng đến nhiều công đoạn khác.
Ví dụ, kho chuẩn bị hàng chậm. Xe phải chờ lâu hơn. Xe rời kho muộn. Điểm giao tiếp theo cũng bị ảnh hưởng.
Ngược lại, xe đến quá sớm cũng tạo ra vấn đề. Kho có thể chưa đủ năng lực tiếp nhận.
Điều này cho thấy thời gian chết không chỉ là vấn đề của một bộ phận.
Nó có thể trở thành vấn đề của cả chuỗi cung ứng.
Vì sao doanh nghiệp khó nhận biết thời gian chết?
Một nguyên nhân quan trọng là cách đo lường chưa đầy đủ.
Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm thời gian vận chuyển. Họ ít chú ý đến thời gian chờ.
Một chuyến hàng có thể được ghi nhận là hoàn thành. Nhưng dữ liệu chưa chắc thể hiện thời gian xe đã chờ.
Doanh nghiệp cũng có thể không biết hàng đã nằm tại kho bao lâu.
Khi thiếu dữ liệu, thời gian chết dễ bị xem là sự cố riêng lẻ.
Thực tế có thể hoàn toàn khác.
Một vấn đề nhỏ có thể lặp lại hàng trăm lần. Tổng thời gian lãng phí vì thế sẽ rất lớn.
Thời gian chết ảnh hưởng đến năng suất phương tiện
Phương tiện là một trong những tài sản quan trọng của doanh nghiệp vận tải.
Mỗi phương tiện đều có khả năng khai thác nhất định.
Nếu xe dành quá nhiều thời gian để chờ, năng lực vận chuyển sẽ giảm.
Doanh nghiệp có thể phải tăng số lượng phương tiện. Mục tiêu là đáp ứng cùng một khối lượng hàng.
Điều này làm nguồn lực cần thiết tăng lên.
Trong khi đó, nguyên nhân ban đầu lại chỉ là thời gian chờ.
Đây là lý do doanh nghiệp cần xem xét năng suất thực tế. Chỉ nhìn vào số lượng phương tiện là chưa đủ.
Thời gian chết ảnh hưởng đến kho hàng
Kho cũng chịu tác động trực tiếp từ vấn đề này.
Nếu xe đến dồn dập, kho có thể bị quá tải. Nhân viên phải xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc.
Nếu xe đến quá thưa, nguồn lực kho lại không được khai thác tối ưu.
Vì vậy, kho và vận tải cần được đồng bộ.
Dữ liệu về đơn hàng cần được chia sẻ sớm. Lịch tiếp nhận cũng cần được tổ chức hợp lý.
Khi hai bên phối hợp tốt, thời gian chờ sẽ giảm đáng kể.
Công nghệ giúp giảm thời gian chết như thế nào?
Công nghệ đang thay đổi cách doanh nghiệp quản lý logistics.
Hệ thống quản lý vận tải có thể hỗ trợ điều phối phương tiện. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái đơn hàng.
Hệ thống quản lý kho cũng giúp kiểm soát hàng hóa. Nhân viên có thể biết hàng đang ở đâu. Trạng thái xử lý cũng được cập nhật nhanh hơn.
Thiết bị định vị giúp theo dõi phương tiện. Dữ liệu vị trí hỗ trợ việc lập kế hoạch điều phối.
Trí tuệ nhân tạo còn có thể hỗ trợ dự báo.
Hệ thống có thể phát hiện những mô hình thường gây chậm trễ. Doanh nghiệp từ đó có thể điều chỉnh quy trình.
Tuy nhiên, công nghệ không phải giải pháp duy nhất.
Quy trình vận hành vẫn là yếu tố quan trọng.
Dữ liệu là chìa khóa để kiểm soát thời gian chết
Muốn giảm thời gian chết, doanh nghiệp trước tiên phải đo lường nó.
Một số chỉ số có thể được theo dõi thường xuyên.
Doanh nghiệp có thể đo thời gian chờ tại kho. Thời gian chờ tại điểm giao cũng cần được ghi nhận.
Thời gian xử lý đơn hàng cũng rất quan trọng.
Tỷ lệ phương tiện chạy rỗng cũng cần được theo dõi.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên xác định những công đoạn thường xuyên gây ùn tắc.
Khi dữ liệu được thu thập đầy đủ, nguyên nhân sẽ dễ nhận biết hơn.
Doanh nghiệp cũng có cơ sở để đưa ra giải pháp phù hợp.
Giải pháp giảm thời gian chết trong logistics
Đồng bộ kho và vận tải
Kho và vận tải cần chia sẻ thông tin thường xuyên.
Khi hàng sẵn sàng, phương tiện có thể được điều phối phù hợp.
Ngược lại, kho cũng cần biết kế hoạch phương tiện.
Sự đồng bộ này giúp giảm tình trạng xe đến quá sớm.
Nó cũng hạn chế tình trạng hàng phải chờ xe.
Chuẩn hóa quy trình giao nhận
Quy trình càng rõ ràng, thời gian xử lý càng dễ kiểm soát.
Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận.
Các bước giao nhận cũng cần được thống nhất.
Điều này giúp hạn chế việc xử lý lại thông tin.
Tăng khả năng chia sẻ dữ liệu
Dữ liệu nên được cập nhật trên một hệ thống thống nhất.
Bộ phận kho cần biết trạng thái vận tải.
Bộ phận vận tải cũng cần biết tình trạng hàng.
Bộ phận điều phối cần nhìn thấy toàn bộ dòng hàng.
Khi thông tin được kết nối, quyết định sẽ được đưa ra nhanh hơn.
Tối ưu tuyến và phương tiện
Doanh nghiệp cần hạn chế những hành trình không tạo ra giá trị.
Việc kết hợp các đơn hàng phù hợp có thể giảm chạy rỗng.
Phân bổ phương tiện đúng năng lực cũng giúp nâng cao hiệu suất.
Mục tiêu là sử dụng tốt hơn nguồn lực hiện có.
Tương lai của logistics sẽ tập trung vào thời gian
Logistics trong tương lai sẽ không chỉ tập trung vào tốc độ vận chuyển.
Doanh nghiệp còn phải quan tâm đến thời gian chờ.
Một chuỗi cung ứng nhanh không nhất thiết phải có phương tiện chạy nhanh hơn.
Quan trọng hơn là giảm những khoảng thời gian không tạo ra giá trị.
Đây sẽ là một trong những hướng quan trọng của logistics thông minh.
Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ dự báo. Internet vạn vật giúp thu thập dữ liệu. Tự động hóa giúp giảm thao tác thủ công.
Tất cả đều hướng đến một mục tiêu chung.
Đó là tạo ra dòng vận chuyển liên tục hơn.
Thời gian chết có thể trở thành lợi thế cạnh tranh
Trong môi trường logistics cạnh tranh, doanh nghiệp thường tìm cách giảm chi phí.
Tuy nhiên, giảm thời gian cũng quan trọng không kém.
Hai doanh nghiệp có thể sở hữu nguồn lực tương đương. Nhưng doanh nghiệp nào ít thời gian chết hơn sẽ có lợi thế.
Phương tiện được khai thác nhiều hơn. Nhân sự xử lý được nhiều công việc hơn. Hàng hóa cũng lưu chuyển nhanh hơn.
Đây chính là giá trị của việc quản trị thời gian trong logistics.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư thêm thật nhiều tài sản.
Trước hết, họ cần khai thác tốt tài sản đang có.
Kết luận
Thời gian chết trong logistics là một vấn đề khó nhìn thấy. Tuy nhiên, tác động của nó rất rõ ràng.
Xe chờ hàng làm giảm năng suất vận tải. Hàng chờ xe làm chậm dòng cung ứng. Chứng từ chậm làm gián đoạn quá trình xử lý.
Những khoảng thời gian nhỏ có thể lặp lại rất nhiều lần.
Khi cộng dồn, chúng tạo ra tổn thất lớn cho toàn bộ hệ thống.
Do đó, doanh nghiệp logistics cần xem thời gian như một nguồn lực cần quản trị.
Đo lường thời gian chờ là bước đầu tiên. Chuẩn hóa quy trình là bước tiếp theo.
Sau đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng dữ liệu và công nghệ.
Mục tiêu cuối cùng không chỉ là vận chuyển nhanh hơn.
Mục tiêu quan trọng hơn là giảm những khoảng thời gian không tạo ra giá trị.
Khi thời gian chết được kiểm soát, năng suất logistics sẽ được cải thiện. Chuỗi cung ứng cũng trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.
Xem thêm tại:
Mạng lưới cao tốc mở rộng: Doanh nghiệp vận tải cần tối ưu tuyến đường ra sao?
Gửi tranh resin đi Sweden – Hướng dẫn chuẩn bị và đóng gói đúng cách để bảo vệ tác phẩm
